İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne çözüm sunmak amacıyla Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’ni kullanıma sundu.
Fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı riski ve depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırmayı hedefleyen sistem, iş süreçlerini dijital ortamda hızlandırıyor.
Belgelere saniyeler içinde erişim
Proje kapsamında ilk uygulama İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi arşivlerinde hayata geçirildi.
Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak indekslendi ve kullanıcıların aradığı evraklara saniyeler içerisinde ulaşabileceği bir altyapı oluşturuldu.
Bu sayede hem iş gücü tasarrufu sağlandı hem de fiziksel belgelerin yıpranma riski en aza indirildi.
OCR teknolojisiyle akıllı arşivleme
Sistem, sadece belge tarama hizmetiyle sınırlı kalmıyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler, okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor.
Kullanıcılar tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor.
Ayrıca QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde bir belgenin sisteme aktarılma süreci anlık olarak izlenebiliyor.
Kâğıt tüketimi azalıyor, çevre korunuyor
Dijitalleşme hamlesi kurumsal verimliliğin yanı sıra çevresel sürdürülebilirliğe de katkı sunuyor.
Evrakların fiziksel olarak birimler arası taşınma ihtiyacının bitmesiyle kâğıt tüketimi ve baskı maliyetleri düşürülüyor.
Yüksek performanslı tarama altyapısı sayesinde on binlerce sayfa kısa sürede dijital dünyaya aktarılabiliyor.
Belediye iştiraklerinden kamu kurumlarına
Sistemin İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde yaygınlaştırılmaya başlandığı, bir sonraki aşamada ise belediyenin hukuk biriminde uygulanacağı bildirildi.
İlerleyen süreçte üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de bu dijital altyapıdan yararlanması hedefleniyor.